Maturité numérique : cinq niveaux pour situer votre entreprise

Deux entreprises peuvent utiliser exactement les mêmes outils et se trouver à des niveaux très différents. Dans la première, Excel, WhatsApp et la messagerie sont utilisés avec méthode. Dans la seconde, les mêmes outils produisent un désordre dont personne n’a la clé.

La maturité numérique ne se mesure donc pas au nombre d’outils. Elle se mesure à la façon dont ils sont intégrés au fonctionnement de l’entreprise. Voici cinq niveaux, avec pour chacun un signe qui permet de le reconnaître.

Niveau 1 — La présence

L’entreprise existe en ligne : page Facebook, compte WhatsApp Business, peut-être un site, un numéro Mobile Money pour encaisser. Les clients peuvent la trouver et la joindre.

Le signe : de l’extérieur, tout paraît moderne. À l’intérieur, rien n’a vraiment changé.

Niveau 2 — Les outils

Les outils entrent dans le travail quotidien : Excel pour le suivi, Word pour les documents, la messagerie pour les échanges, parfois un logiciel de comptabilité. Mais chacun travaille avec ses propres fichiers.

Le signe : il existe plusieurs versions du même tableau, et personne n’est sûr de la bonne.

Niveau 3 — La structuration

L’entreprise met de l’ordre. Les fichiers sont nommés selon une règle commune. Les dossiers sont partagés. Chaque information a un responsable. Les modèles de documents sont communs.

Le signe : on retrouve un dossier sans appeler la personne qui sait où il est.

C’est souvent à ce niveau que les gains sont les plus nets, avec peu d’investissement. Beaucoup de PME gagneraient énormément à s’y arrêter avant d’acheter quoi que ce soit.

Niveau 4 — L’intégration

Les outils se parlent. Une information saisie une fois alimente les autres : le devis devient une facture, la facture alimente le suivi des paiements, le suivi alimente le tableau de bord. L’obligation de facturation électronique certifiée pousse d’ailleurs de nombreuses entreprises vers ce niveau, au moins pour la facturation.

Le signe : le chiffre d’affaires est le même dans le service commercial, en comptabilité et chez le dirigeant.

Niveau 5 — L’optimisation

L’entreprise s’appuie sur ses données pour ajuster son fonctionnement. Certaines tâches répétitives sont automatisées. Les processus sont revus régulièrement.

Le signe : les chiffres du mois changent des décisions, pas seulement des rapports.

Ne pas brûler les étapes

Les niveaux ne sont pas uniformes. Une entreprise peut être au niveau 4 en facturation et au niveau 2 en ressources humaines. Il est même normal qu’elle ne progresse pas partout au même rythme.

En revanche, on ne saute pas un niveau sans conséquence. Acheter un outil de gestion intégré alors qu’on en est au niveau 2 revient à installer un nouveau système sur des fichiers que personne n’a rangés. Le logiciel est bon, mais il reçoit du désordre.

Le bon objectif n’est pas d’atteindre le niveau 5. C’est de savoir où l’on en est et de viser le niveau suivant.